Que doit comporter une facture ?

De bonnes habitudes de facturation et de suivi des paiements seront bénéfiques pour les finances de votre entreprise. Suivez notre guide de facturation.

Assurez-vous que votre facture est claire

Le plus important est d’envoyer une facture claire. Veillez à ce que votre client identifie rapidement l’expéditeur et à quelle prestation correspond cette facture. Plus il sera facile de payer pour votre client, plus vous aurez votre argent rapidement.

Vous devez donc inclure les informations sur les prestations ou produits relatifs en lien avec la facture ainsi que la période concernée. Une facture imprécise est souvent renvoyée ou son traitement est retardé. Si vous vendez à un tarif horaire, vous devez indiquer à quoi correspondent les heures, tout comme vous précisez quels produits sont vendus. Des pièces jointes peuvent être nécessaires dans certaines situations.

Rappelez-vous que vos factures doivent respecter les conditions définies concernant les délais de paiement, les intérêts de retard, les relances, etc.

Certaines industries et entreprises envoient une demande de devis. Leur bon de commande est basé sur l’offre qu’elles reçoivent de votre part. Il est donc important de ne pas trop vous éloigner de l’offre que vous avez envoyée, sauf si de nombreux changements sont survenus entre-temps. Si tel est le cas, vous devez en avertir la société avant la facturation.

Les bons de commande

Les industries et entreprises qui demandent des devis envoient souvent des bons de commande (BDC). Si votre client envoie un bon de commande, votre facture doit reprendre les informations du BDC, notamment :

• le numéro du bon de commande ;
• la bonne adresse de facturation ;
• les délais de paiement ;
• la référence ou l’acheteur chez le client.

Si vous oubliez de reprendre les informations du bon de commande, votre facture sera rejetée dans le système du client. Et vous risquez de voir le paiement de votre facture retardé.

Checklist pour la création de facture : les principaux éléments à inclure

• Les informations relatives au client : numéro de client, adresse du destinataire, nom de l’entreprise
• Le numéro de bon de commande (le cas échéant)
• Le numéro de facture
• La date de facturation (jour d’émission de la facture)
• La date d’échéance : le délai de paiement de la facture est par « principe » fixé à 30 jours. Cependant les modalités et délais peuvent être adaptés en fonction des pratiques du secteur ou du besoin de votre entreprise.
• Les informations sur la prestation effectuée ou le produit vendu
• Le montant et le taux de TVA
• Le compte sur lequel la facture doit être payée et toutes les informations de paiement nécessaires à votre client
• Les coordonnées du service ou de la personne à contacter pour les questions liées à la facturation
• Les informations relatives aux conditions applicables en cas de retard ou de non-paiement de la facture
   

Votre facture sert de pièce justificative si le client ne paye pas et le dossier passe en recouvrement de créances. Afin que chacun dans votre entreprise maîtrise votre système ainsi que les exigences de facturation et de contrôle de solvabilité des clients, il est important de mettre en place une politique de crédit.

Vous rencontrez des difficultés à percevoir le règlement de vos factures ? Nous pouvons vous aider

Intrum possède une longue expérience dans l’accompagnement de ses clients afin qu’ils soient payés pour leurs produits et services. La définition de bonnes pratiques, l’utilisation des informations de crédit et un suivi rapide en cas d’impayé aideront votre entreprise à préserver sa trésorerie. Si vous êtes en difficulté face à de mauvais payeurs, nous proposons des services qui peuvent vous aider.